Протокол совещания по аудиозаписи: как составить быстро

Нурбек Рахметов, основатель AitJaz · 1 ноября 2026 · 9 мин чтения

Протокол совещания по аудиозаписи быстрее всего составлять в два шага. Сначала превратите запись в текст, где у каждой реплики есть имя говорящего и время. Потом перенесите из этого текста в протокол повестку, выступления и решения по схеме «СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ». Первый шаг за вас сделает программа: AitJaz расшифровывает запись на компьютере, без интернета. Второй шаг ваш, потому что решать, что войдёт в протокол, должен человек.

Протокол, написанный по памяти или по заметкам на полях, часто приходится потом согласовывать: кто-то помнит решение иначе, кто-то не помнит срок. А секретарю на самом совещании приходится выбирать: слушать или успевать записывать. Запись снимает и споры, и спешку, но слушать час разговора ради пяти решений долго. Ниже порядок, при котором запись экономит время: что должно быть в протоколе, как перенести в него расшифровку и что проверить перед подписью. Статью подготовил Нурбек Рахметов, основатель AitJaz. Нормы пересказаны по официальным текстам, ссылки на них в таблице ниже.

Что должно быть в протоколе совещания?

Протокол состоит из двух частей, и в России, и в Казахстане.

• Вводная часть: председатель, секретарь, присутствовавшие (с должностями) и повестка дня. Вопросы повестки нумеруют и формулируют с предлога «О» или «Об»: «О переносе запуска», «Об отпусках на декабрь».
• Основная часть по каждому вопросу повестки: СЛУШАЛИ (кто докладывал и о чём), ВЫСТУПИЛИ (кто ещё говорил и что предложил), РЕШИЛИ или ПОСТАНОВИЛИ (что решили).

Решения записывают глаголом в неопределённой форме: «подготовить», «согласовать», «перенести». Выступления пишут от третьего лица, а не цитатой от первого. Датой протокола считается дата совещания, а не день, когда вы его оформили. Если кто-то не согласен с решением, его особое мнение тоже фиксируют.

Где это записано:

Если в вашей организации есть своя инструкция по делопроизводству, сначала смотрите в неё: там уже может быть готовая форма протокола. Методические рекомендации ВНИИДАД, на которые мы ссылаемся, написаны к прошлой редакции ГОСТа, поэтому порог в 15 человек стоит сверить с вашей инструкцией.

Полный или краткий протокол: какой нужен?

Полный протокол передаёт ход обсуждения: повестку, присутствовавших, выступления, вопросы и решения. Краткий содержит тему, фамилии выступавших и решения. В Казахстане у краткого протокола вводная часть идёт без повестки (п. 48 Правил). Краткий обычно ведут на оперативных совещаниях и планёрках, а какой вид нужен вам, решает руководитель.

С аудиозаписью полный протокол делать проще: все выступления уже есть в расшифровке, их остаётся сократить. А для краткого из расшифровки берутся только имена выступавших и решения.

Как вести протокол совещания, если вы его записываете?

1. Предупредите участников. В начале скажите, что совещание записывается и зачем: запись нужна для протокола. Если кто-то против, договоритесь до начала. Правила записи и хранения записей в вашей организации уточните у юриста или в отделе кадров.
2. Объявите повестку вслух. Тогда в расшифровке будет понятно, где начинается каждый вопрос.
3. Просите участников называть себя, если людей много и не все знакомы. Подписи в тексте потом проще заменить на фамилии.
4. Проговаривайте решения. В конце каждого вопроса председатель повторяет решение, исполнителя и срок. Эта фраза почти дословно станет пунктом «РЕШИЛИ».
5. Записывайте на компьютер. Для онлайн-совещания в AitJaz есть вариант «Совещание»: он пишет ваш микрофон и голоса собеседников, а в конце сразу даёт текст. Подробно в статье «Как записать совещание в Zoom, Teams или Google Meet». Если совещание очное, подойдёт запись на диктофон, её потом расшифровывают из файла.

Как составить протокол по аудиозаписи: по шагам

1. Получите расшифровку. Если AitJaz у вас ещё нет, скачайте её: первые 7 дней все функции бесплатны, без карты и регистрации. Щёлкните по значку AitJaz возле часов → «Настройки» → «Аудио и видео в текст». Для готового файла в «Откуда взять звук» выберите «Файл с компьютера», нажмите «Выбрать…» и укажите запись. В «Сохранить как» выберите Word, оставьте «Отметки времени» и отметьте «Разделить по говорящим», затем нажмите «Распознать». Если совещание записывали в AitJaz, текст уже готов, а рядом с ним в той же папке лежит файл записи этого совещания (.m4a) с тем же именем. Его удобно приложить к протоколу и переслушать по нему любое место.
2. Впишите имена. Нажмите «Имена говорящих…» и замените «Спикер 1», «Спикер 2» на фамилии участников. Имена встанут во всём файле.
3. Заполните вводную часть. Дата совещания, номер по порядку, место, председатель, секретарь, присутствовавшие, повестка. Повестку удобно взять из начала расшифровки.
4. Разберите каждый вопрос. Найдите в тексте, где он начинается. Кто докладывал, идёт в СЛУШАЛИ, кто спорил и дополнял, в ВЫСТУПИЛИ. Пишите кратко и от третьего лица: не «я считаю, надо подождать», а «Иванов А. С. предложил перенести срок».
5. Сформулируйте решения. Каждое решение отдельным пунктом: глагол в неопределённой форме, исполнитель, срок. «Подготовить смету. Ответственный: Петрова Е. В. Срок: 15.11.2026».
6. Переслушайте спорные места. Суммы, даты, фамилии и формулировки решений сверьте с записью: откройте файл .m4a, который AitJaz сохранил рядом с текстом. Отметка времени рядом с именем говорящего, например «Петрова Е. В. · 00:41:12», показывает, куда перемотать.
7. Отдайте на подпись. Председатель и секретарь подписывают протокол, после этого его рассылают участникам и исполнителям.

💡 По умолчанию AitJaz распознаёт запись прямо на компьютере, без интернета, и файл никуда не уходит. Длина записи не ограничена. На нашем ноутбуке (Intel Core i5-4210U, 12 ГБ памяти) часовое совещание с разделением по говорящим расшифровывается примерно за 16–18 минут, на вашем время будет другим.

Проверьте на записи прошлого совещания, если она у вас сохранилась: за время расшифровки можно успеть заполнить вводную часть протокола. Расшифровка с именами говорящих входит в обычную AitJaz, отдельно её покупать не нужно.

Шаблон протокола совещания

Простой шаблон, который можно скопировать в Word и заполнить по расшифровке. Наименование организации и реквизиты оформите так, как принято у вас.

Можно ли сделать протокол с помощью ИИ?

Частично. AitJaz превращает запись в полный текст с именами говорящих и отметками времени, но сам протокол, краткие итоги и список поручений программа не пишет. Эту часть вы делаете по шагам выше.

Можно вставить готовую расшифровку в чат с нейросетью и попросить черновик в виде «СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ». Тогда держите в голове две вещи. Текст совещания уйдёт этому сервису, так что для внутренних и конфиденциальных совещаний сначала узнайте, разрешено ли это у вас. И каждое решение, срок и фамилию в черновике всё равно придётся сверить с расшифровкой, ведь подпись под протоколом ставите вы.

Что проверить перед подписью

• Дата протокола совпадает с датой совещания, а не с днём оформления. Если совещание шло несколько дней, даты указывают через тире.
• Номер идёт по порядку в пределах года.
• Присутствовавшие перечислены, длинный список вынесен в приложение.
• Вопросы повестки пронумерованы и начинаются с «О» или «Об».
• Выступления изложены от третьего лица.
• Каждое решение записано глаголом в неопределённой форме, отдельным пунктом.
• У каждого поручения есть один исполнитель и срок.
• Особое мнение участника, если оно было, зафиксировано.
• Подписи те, что нужны: председатель и секретарь (в Казахстане под протоколом оперативного совещания только председательствующий).
• Цифры, суммы и фамилии сверены с записью по отметкам времени.

Как работает разделение по говорящим и как сделать подписи точнее, написано в статье «Аудио в текст с разделением по говорящим». Все возможности расшифровки собраны на странице «Аудио и видео в текст».

Частые вопросы